RINGKASAN ADMINISTRASI PROYEK

ADMINISTRASI KONTRAK

1. Pendahuluan

Definisi Kontrak

 Umum: Suatu perjanjian yang dilindungi oleh Undang-Undang

Sisi Kontraktor: “Perjanjian antara Kontraktor dengan Pengguna Jasa menurut kesanggupan Kontraktor untuk melaksanakan kewajiban atas ketentuan-ketentuan yang telah disepakati dan untuk itu berhak mendapat pembayaran yang dituangkan dalam Dokumen Kontrak beserta dokumen-dokumen lain yang ditetapkan bersama yang merupakan bagian dari dokumen kontrak tersebut.”

Dokumen Kontrak

Semua Dokumen yang merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Kontrak, terdiri dari Surat Perjanjian dilengkapi dengan segala bagian dokumen terkait seperti dok. tender, proposal penawaran Kontraktor & dok. lain terkait sebelum penandatanganan Kontrak.

 

2. Perencanaan

•  Peninjauan Dokumen Kontrak  
• Identifikasi resiko 
• Rekomendasi hasil tinjauan Dokumen Kontrak

 Peninjauan Dokumen Kontrak
 a. Review Dokumen Kontrak: 

• Syarat Kontrak
• Spesifikasi Teknik 
• Cara Pembayaran
• Method of Measurement

b. Memahami hak & kewajiban Kontraktor dan Pemberi Tugas

c. Memahami Tugas dan wewenang Wakil Pemberi Tugas (Engineer)

 

Identifikasi Resiko

• Resiko fisik: keadaan tanah, cuaca, lingkungan, ketersediaan sumber daya 
• Resiko penundaan & sengketa: status lokasi proyek, pembebasan lahan, info yang tidak lengkap dll. 
• Resiko Supervisi: spesifikasi tidak jelas, kesalahan dokumen, dsb. 
• Resiko kerugian terhadap orang dan properti 
• Resiko dari faktor external: kebijakan pemerintah, izin-izin, perang, kerusuhan dll. 
• Resiko Pembayaran: progress tidak diakui, inflasi, tata cara pembayaran dll. 
• Resiko hukum & penyelesaian sengketa: Dokumen tidak jelas, perubahan UU, dsb.

 3.  Pengendalian Saat Pelaksanaan

• Monthly Statement & Interim Payment 
• Asuransi 
• Perubahan Pekerjaan 
• Pencatatan & Pengarsipan 
• Administrasi Subkontrak 
• Klaim 
• Serah Terima & Pemeliharaan

 Monthly Statement & Interim Payment

• Memahami proses & prosedur
• Menyusun jadwal, monitor, proyeksi 
•  Menyiapkan & menyusun Monthly Statement
• Menyiapkan & menyusun Interim Payment 
• Tindakan atas kelambatan pembayaran.

Asuransi

• Lingkup perlindungan vs kewajiban 
• Negosiasi : lingkup, premi, deductible 
• Lingkup perlindungan mengcover perubahan 
• Penanganan Klaim kerugian 

  Perubahan Pekerjaan

• Identifikasi Sumber Perubahan 
• Penelitian Perubahan yang Lumintu 
• Konfirmasi Perintah Perubahan 
• Dokumentasi

 Pencatatan & Pengarsipan

• Memelihara arsip “kronologi harian”
• Memelihara arsip “kontraktual”
• Menandai perubahan gambar, spesifikasi, dll 

 Administrasi subkontrak

• Proses pra kualifikasi
• Penanganan dokumen subkontrak
• Kondisi subkontrak back to back
• Komunikasi perintah perubahan
• Memastikan laporan prestasi subkon
• Memastikan jaminan bank yang syah
• Memastikan asuransi terhadap subkon
• Final account settlement

 Klaim

• Bagaimana membuat Notice of Claim? 
• Bagaimana menanggapi engineer assesment ? 
• Kalkulasi Biaya & waktu 
• Bagaimana cara bernegosiasi ? 

 Serah terima dan Pemeliharaan

• Proses dan prosedur
• Definisi Pekerjaan selesai
• Penyelesaian jaminan dan retensi
• Tanggung jawab kontraktor dalampemeliharaan
• Final account settlement